Groove 2007 cung cấp cho người sử dụng khả năng chia sẻ dữ liệu để cùng thảo luận, chỉnh sửa và chat với nhiều host mail phổ biến như Yahoo, Gmail, Hotmail... Điều quan trọng là tính bảo mật thông tin luôn được bảo đảm.

Dữ liệu được chia sẻ trên Internet đã được mã hóa bằng chính tài khoản đăng nhập Groove của người dùng. Chỉ những tài khoản thuộc nhóm riêng gọi là Workspace mới có thể giải mã để xem nội dung. Nếu kẻ xấu dùng công cụ bắt các gói tin này trên mạng thì cũng không thể nào xem được.

Người dùng chỉ cần vài thao tác như các phần mềm văn phòng khác để có thể tạo ra một Workspace từ đó phân quyền cũng như quản lý thông tin trong nhóm đó.

Trong khi đó, để đạt được mục đích tương tự thông thường ta phải dùng những tính năng chuyên nghiệp, thao tác phức tạp của Window Server hay các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu như SQL hay Oracle.

Mỗi thành viên chỉ cần tạo một tài khoản (account) để có thể truy nhập vào Groove được cài đặt trên máy tính. Account tạo ra Workspace sẽ giữ quyền hạn cao nhất đối với nhóm đó và các tài liệu được chia sẻ trong đó: cấp phép, mời người vào nhóm hoặc ngược lại, quan sát các thành viên đang thao tác gì trên dữ liệu, khi nào qua các biểu tượng, cảnh báo...

Giới hạn thành viên trong một nhóm Workspace là trên lý thuyết là không giới hạn nhưng theo Microsoft khuyến cáo thì tối đa là 30 user để có thể hoạt động thông suốt.

Dữ liệu chia sẻ được lưu trên Workspace mang tính chất phân tán: nếu có hai người cùng chỉnh sửa một tập tin, hệ thống sẽ tự động tạo ra hai phiên bản khác nhau và kết quả cuối cùng sẽ do user quản trị quyết định.

Tài khoản đăng nhập Windows cũng có khả năng được tích hợp để vào được cả Groove.

Phần mềm này cũng có khả năng tự động đồng bộ hóa thông tin workspace nếu phần dữ liệu trên máy của bất kỳ thành viên nào trong nhóm bị mất.